• Information en matière de protection des données (NpD)

Coredac attache une grande importance à la protection des Données Personnelles de ses clientes et clients (ci-après le «Mandant») et s’engage à les collecter et à les traiter de manière transparente dans le respect de la loi fédérale sur la protection des données (ci-après la «Loi»). La présente notice vise à informer tout Mandant des types de Données Personnelles traitées par Coredac et de l’utilisation qui en est faite par ce dernier, ainsi que des fondements légaux sur lesquels elle s’appuie. Cette notice décrit également les droits du Mandant dans ce contexte. Elle complète les Conditions contractuels (CG) qui lient le Mandant à Coredac (y compris les articles A-5 et D-1 et C4 relatifs à l’externalisation, à la protection des données).

1. Les types de Données Personnelles et leurs sources

Le terme de Données Personnelles désigne toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée (par ex. par son prénom, nom) ou identifiable (par ex. par un nom ou un numéro de référence). Dans le cadre de ses activités, Coredac est amené à collecter et à traiter des Données Personnelles concernant le Mandant et des personnes liées à celui-ci.

En fonction du produit ou du service fourni, Coredac peut-être amené à traiter notamment les catégories de Données Personnelles suivantes:

• Informations personnelles, telles que nom, numéro de passeport, date de naissance, adresse postale et e-mail, numéro de téléphone, informations relatives à la famille telles que nom du conjoint et des enfants, état civil et documents « Connais ton Mandant ».
• Caractéristiques professionnelles, telles que secteur d’activités, titre professionnel, nom de l’employeur et expérience professionnelle.
• Identification bancaire, telle que coordonnées bancaires.
• Informations financières, telles que opérations bancaires, relevés de paiement et toute information relative aux revenus (salaire, revenu de portefeuille-titre, etc.), aux biens mobiliers et immobiliers, aux dettes, aux impôts (par ex. domicile fiscal) et aux autres engagements (par ex. crédit auprès d’une banque)
• Relations, par ex. suivi, procuration, connaissances.

Ces informations peuvent être collectées par Coredac directement auprès de chaque Mandant ou, dans certains cas, via des sources externes, qu’il s’agisse d’informations accessibles au public, d’informations obtenues auprès de tiers (par exemple apporteur d’affaires ou services de vérification du patrimoine ou connaissances)

2. Bases légales et finalités du traitement de Données Personnelles effectué par Coredac

2.1 Bases légales

Coredac traite les Données Personnelles des Mandants sur la base des motifs justificatifs légaux suivants :

• Afin d’exécuter une obligation contractuelle à l’égard du Mandant
• Lors de demande d’entraide, procédure ou toute autre forme de coopération avec les autorités compétentes.
• Selon le consentement implicite du Mandant qui délivre ses Données Personnelles.

2.2 Finalités

S’appuyant sur les motifs justificatifs légaux décrits à l’article 2.1 ci-dessus, Coredac traite les Données Personnelles notamment avec les finalités suivantes :

1. Afin d’assurer la bonne gestion et le suivi du mandat conformément aux instructions du Mandant et des conditions générales (CG)
2. En vue de l’amélioration de l’organisation, des services et des processus internes de Coredac.
3. En vue du développement d’autres relations d’affaires, notamment pour pouvoir proposer d’autres produits ou services qui pourraient intéresser le Mandant, ainsi que toute utilisation des Données Personnelles à des fins de prospection commerciale (marketing), à moins que Mandant ne se soit opposée à l’utilisation de ses Données Personnelles à cette fin.
4. Lors de l’enregistrement de conversations téléphoniques et de communications électroniques avec le mandant afin de protéger les intérêts de Coredac, d’analyser et d’améliorer la qualité des services et produits fournis, de former les collaboratrices et collaborateurs de Coredac.
5. Afin de se conformer aux requêtes qui lui sont adressées par des autorités de poursuites pénales.

Coredac peut être amené à traiter des Données Personnelles lors de l’éventuelle évaluation de certaines caractéristiques des Mandants à l’aide de processus automatisés de traitements des Données Personnelles (processus informatique), en particulier pour fournir des offres et des conseils personnalisés ou des informations sur Coredac, ou ceux d’entités affiliées ou de partenaires commerciaux.

3. Communication de Données Personnelles à des tiers

Dans le cadre de son mandat de service et de conseil, Coredac peut être amené à communiquer des Données Personnelles à :

• des tiers tels qu’un opérateur d’une infrastructure des marchés financiers, un courtier, une banque, un sous-dépositaire, une assurance, un service immobilier
• des prestataires de services externalisés, tels que des fournisseurs de services informatiques et d’hébergement, des agences de marketing etc.

Conformément à l’article A-5 des conditions contractuelles (CG), le « Service d’écriture / Conseil » soumet ses partenaires et prestataires de services à une obligation contractuelle de garantir la confidentialité des Données Personnelles qu’ils traitent et d’en assurer la protection.

4. Durée de conservation des Données Personnelles

La période durant laquelle les Données Personnelles sont conservées dépend du délai de conservation légal et réglementaire applicable, ainsi que de la finalité que vise le traitement des Données Personnelles. D’une manière générale, Coredac conserve les Données Personnelles durant une période de 10 ans, mais détruit dès que possible les travaux du mandat.

5. Droits de chaque Mandant en lien avec ses Données Personnelles

Chaque Mandant dispose des droits suivants en lien avec ses Données Personnelles, ceci dans les limites de la réglementation applicable, notamment en cas de restriction légale, d’intérêt prépondérant de tiers ou de demande abusive:

• Droit d’accéder à ses Données Personnelles.
• Droit de les faire rectifier lorsque celles-ci sont inexactes ou incomplètes. À cet égard, Coredac veille à maintenir les Données Personnelles exactes et à jour. Par conséquent, si celles-ci changent, le Mandant est invité à en informer Coredac dès que possible.
• Droit de s’opposer à leur traitement et/ou de demander la limitation de leur traitement. Le Mandant peut notamment s’opposer à l’utilisation de ses Données Personnelles à des fins de marketing (y compris le profilage) ou retirer son consentement.
• Droit de demander leur suppression.

Tout Mandant peut exercer les droits mentionnés dans le présent article 4 en s’adressant par écrit à Coredac à l’adresse ci-dessous. Veuillez joindre à votre lettre signée une copie de votre passeport ou de votre carte d’identité.

Coredac, Durand
« Service d’écriture / Conseil »
Avenue de la Condémine, 40
1814 La Tour De Peilz